Ekstraordinært medlemsmøte

Agenda fra innkallingen

  • Punkt 0: Valg av ordstyrer, referent og tellekorps til stemmegivingen.
  • Punkt 1: Godkjenning av innkallelsens gyldighet.
  • Punkt 2: Forslag om vedtektsendring av paragraf 13 innenfor rammen av å eksplisitt tildele prokura og signaturrett for foreningen:
    • 2.1: Styret presenterer sitt syn på saken med forslag om vedtak.
    • 2.2: Åpen diskusjon om saken. Eventuelle andre synspunkter og motforslag kan presenteres.
    • 2.3: Et eller flere kandidatforslag til ny vedtekttekst for §13 utarbeides på bakgrunn av diskusjonen.
    • 2.4: Avstemming over forslagene til vedtektsendringene fra punkt 2.3.

Møtereferat

Møtet startet 16. november 2011, kl 18:20. Til stede: Salve, Kacper, Hans-Petter, Eivind, (Kristoffer tilstede, men hadde ikke stemmerett)

Punkt 0

Kacper utnevnes til ordstyrer. Eivind utnevnes til referent. Salve utnevnes til tellekorps.

Punkt 1

Innkallelsen og agenda til møtet godkjennes ved akklamasjon.

Punkt 2

2.1 Styret presenterer sitt syn på saken med forslag om vedtak.

Begrepene prokura og signaturrett forklares av Kacper og Hans-Petter. Kacper oppsummerer de tre forslagene fra møteinnkallelsen. Kacper kommer med appell om at vi helst bør komme til en løsning i konsensus, dvs et vedtak som alle kan være enig i. Det vil skape best stemning på sikt.

2.2 Åpen diskusjon om saken.

Salve: Dagens situasjon sikrer trygghet hvis vi hadde hatt enorme midler, men er upraktisk.

Salve: Ulempen med forslag (b) er at styret om f.eks. 5 år ikke nødvendigvis består av like ærlige mennesker, så foreningen blir sårbar for sabotasje av et enkelt styremedlem. Salve henviser til et eksempel med en science-fiction-klubb der et av styremedlemmene misbrukte sin prokura og stjal foreningens penger.

Kacper: Selv om medlemmene har tillit til styret, så kan en slik ordning føre til at individuelle styremedlemmer tar hastebeslutninger på egen hånd og gjør dårlige beslutninger overilet. Dersom man involvere andre styremedlemmer pga prokura reduserer det sjansen for at dårlige/forhastede beslutninger tas.

Hans-Petter: Sier han kunne tenke seg en liberal situasjon nå for å få enkelte initielle ting fort unnagjort, men at det etter en stund (neste årsmøte?) strammes inn igjen vha en ny vedtektsendring. På sikt bør vi ikke ha individuelle prokurister.

Salve: Dersom det blir behov for hastebeslutninger så bør styret, dersom det er tilstrekkelig viktig, kunne klare å tre sammen for å bruke en kollektiv prokura.

Kacper: Vi bør gjøre et vedtak som er ansett som en varig justering. Så slipper vi å legge opp til å måtte gjenoppta saken på senere årsmøter/medlemsmøter.

Salve: Om vi vedtar en prokuraordning som diskriminerer mellom styreleder og styremedlemmer, så vil dette måtte tas høyde for i fremtidige valg av fremtidige styrer. Personer uten tillit skal/bør jo da ikke velges.

Kacper: Man kan innføre interne regler som går på intern varslingsplikt/diskusjonplikt før man kan benytte prokuraretten sin. Dette sikrer ikke mot misbruk, men kan sikre mot dårlige beslutninger.

Kacper: Liker ikke å ha signaturrett for to styremedlemmer alene, siden dette per i dag er mindre enn halvparten av styret.

Etter litt diskusjon virker det som man har oppnådd konsensus for utkastforslag a) fra innkallingen.

Kristoffer foreslår at varslingsplikt ved bruk av prokura legges til.

2.3 Et eller flere kandidatforslag til ny vedtekttekst for §13 utarbeides på bakgrunn av diskusjonen.

Det ble utarbeidet et nytt forslag til vedtekt §13 (tillegg i teksten er i uthevet skrift):

§ 13 Styret

Foreningen ledes av et styre på mellom 4 og 6 medlemmer. Styret er høyeste myndighet mellom årsmøtene.

Styret skal:

1. Iverksette årsmøtets bestemmelser.

1. Oppnevne etter behov komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide instruks for disse.

2. Administrere og føre nødvendig kontroll med foreningens økonomi i henhold til de til enhver tid gjeldende instrukser og bestemmelser.

2. Representere foreningen utad.

Enten 3 styremedlemmer i fellesskap, eller styreleder og 1 styremedlem i fellesskap, har prokura og signaturrett for foreningen.

Foreningen skal informeres skriftlig minimum 2 dager før prokura eller signaturrett benyttes.

Styret skal holde møte når et flertall av styremedlemmene forlanger det.

Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet teller møtelederens stemme dobbelt.

2.4 Avstemming over forslagene til vedtektsendringene

Avstemming ble avholdt og vedtaket ble enstemmig vedtatt (4 stemmer).

Møtet ble hevet kl 19:35.

My tags:
 
Popular tags:
 
Powered by MojoMojo.